Ne lukion varainkeruut, jotka yleensä toimivat, jakavat kolme piirrettä: ne pyörivät oppilaiden työllä ja koulun valmiilla kävijävirralla eivätkä etukäteisrahalla, ne läpäisevät koulun hyväksyntäprosessin ilman kamppailua, eivätkä ne nojaa naposteltavien myyntiin oppilaille koulun alueella koulupäivän aikana – siihen yhteen kategoriaan, jossa liittovaltion ravitsemussäännöt ja osavaltioiden rajat purevat kovimmin. Se tarkoittaa, että teemaviikon tapahtumat, turnaukset, ravintolaillat, abiturienteille suunnatut myynnit ja digitaalinen kampanja tuottavat yleensä enemmän kuin luettelo- ja karkkipatukkamalli, ja huomattavasti pienemmällä kitkalla.
Lue tämä ennen kuin suunnittelet mitään. Tämä on yleistä tietoa, ei oikeudellista, vero- tai kirjanpitoneuvontaa. Se pohjautuu Yhdysvaltoihin, ja koulujen varainkeruuta ohjataan siellä pääosin koulupiirin tasolla, joten säännöt eroavat aidosti naapurikoulujen välillä – jopa saman osavaltion sisällä. Mikään tässä ei tarkoita, että koulusi hyväksyisi jonkin idean. Koulusi toimintatoimisto, ohjaava opettajasi ja koulupiirisi johtokunnan linjaus ovat ne tahot, jotka sinua oikeasti sitovat. Yhdysvaltain ulkopuolella nämä liittovaltion ja osavaltioiden säännöt eivät yleensä päde – mutta oman maasi hyväntekeväisyys-, rahapeli-, vero- ja ruokasäännöt pätevät, ja juuri ne kannattaa tarkistaa.
Aloita hyväksyntäprosessista, älä ideasta
Nopein tapa tappaa hyvä varainkeruu on rakentaa se ennen kuin kukaan on hyväksynyt sitä. Oppilaiden varainkeruu on yleensä erikseen valtuutettua eikä oletusarvoista. Kaliforniassa esimerkiksi oppilaskunta on olemassa ”johtokunnan hyväksynnällä sekä sen valvonnan ja sääntelyn alaisena”, ja johtokunta voi ”päätöksellään valtuuttaa oppilaskuntajärjestön harjoittamaan varainkeruutoimintaa koulun alueella kouluaikana” (Cal. Ed. Code §§48930, 48932). Muissa osavaltioissa sanamuoto on toinen, mutta rakenne on yleinen.
Liittovaltion koulukirjanpidon käsikirja sanoo saman asian valvontaperiaatteena: ”Kaikelle varainkeruutoiminnalle tulisi määritellä johtokunnan hyväksymä prosessi, ja jokaisen varainkeruutapahtuman tulisi vaatia ennakkohyväksyntä”, ja rehtori nimetään yleensä toimipisteen toimintavarojen valvojaksi (NCES, Financial Accounting for Local and State School Systems, luku 8).
Käytännössä: hanki hakulomake, nimeä henkilökunnan vastuuhenkilö, merkitse päivä koulun kalenteriin ajoissa ja kysy kaksi kysymystä heti alkuun – liittyykö tähän ruoan myyntiä koulun alueella koulupäivän aikana? ja minne raha talletetaan? Nuo kaksi ratkaisevat suurimman osan lopusta.
Ideat ja miksi ne kestävät
Yhdeksän muotoa, jotka yleensä kestävät lukion mittakaavassa, kukin sen kitkan kanssa, johon se tavallisesti törmää:
- Teemaviikon vapaapukeutumis- tai teemapäivät. Myy osallistumista tuotteen sijaan, lähes ilman kuluja. Tavallinen kitka: vaatii hallinnon hyväksynnän pukeutumissääntöön.
- Luokkien väliset kolikkosodat. Kilpailu hoitaa markkinoinnin; rahan laskeminen on se oikea työ. Tavallinen kitka: käteisen käsittelyn kontrollit.
- Polttopallo-, 3 vastaan 3- tai e-urheiluturnaus. Osallistumismaksut ja katsojat, ja iltavuoro pitää sen erossa koulupäivän säännöistä. Tavallinen kitka: tilavaraus, valvonta, vakuutus. (Lisää muotoja oppaassamme varainkeruuideoista urheilujoukkueille.)
- Ravintola- tai kannatusilta. Ravintola kantaa varastoriskin; sinun tehtäväsi on lähinnä tuoda väki paikalle. Tavallinen kitka: lupa markkinoida yritystä.
- Abiturienttien pihakyltit, abipaidat, vuosikirjan mainossivut. Perheet ostavat nämä kerran eivätkä juuri vertaile. Tavallinen kitka: toimittaja- ja hankintasäännöt.
- Kykyjenetsintäkilpailu tai bändikatselmus. Lipullinen iltatapahtuma, jonka oppilaat ohjelmoivat itse. Tavallinen kitka: lipunmyynnin ja kassan kontrollit.
- Autonpesu, haravointimaraton tai talkoomaraton. Työ on ilmaista, ja sponsorit lupaavat summan suoritetta kohti. Tavallinen kitka: valvonta koulun ulkopuolella.
- Vertaisverkostoon nojaava digikampanja. Tavoittaa sukulaiset, jotka asuvat kaukana koululta. Tavallinen kitka: verkkovarainkeruun ja oppilaiden yksityisyyden linjaukset.
- Hiljainen huutokauppa jo järjestämäsi tapahtuman yhteydessä. Se nojaa yleisöön, jonka olet jo koonnut. Tavallinen kitka: lahjoitettujen esineiden pyytämistä koskevat säännöt. (Teemoja lähtökohdaksi: hiljaisen huutokaupan kori-ideat.)
Kaksi kaavaa selittää suurimman osan tuosta kitkasarakkeesta. Ilta- ja koulun ulkopuoliset tapahtumat jäävät yleensä niiden koulupäivän sääntöjen ulkopuolelle, jotka rajoittavat ruoan myyntiä koulun alueella. Ja mikä tahansa, mitä myydään kiinteään hintaan koulun hyväksymän toimittajan kautta, jättää yleensä siistin paperijäljen, ja juuri siitä toimintatoimisto on eniten huolissaan.
Monelle lukiolle luotettavin tuottaja on abiturientteihin kohdistuva myynti. Abien perheet ovat motivoituneita, ikkuna on lyhyt ja tuote on tunteellinen eikä hintavertailun kohde. Pihakyltit, abipaidat ja vuosikirjan omistuskirjoitusmainokset toimivat tällä logiikalla. Ravintolaillat tulevat toisena, koska ravintola kantaa varastoriskin – sinun päätehtäväsi on saada väki liikkeelle, ja juuri siinä oppilaskunta on hyvä.
Ruokakysymys: Smart Snacks
Tässä kohtaa hyvää tarkoittavat leivonnaismyyjäiset kaatuvat. USDA:n sääntöjen mukaan ”kilpaileva ruoka” tarkoittaa muita elintarvikkeita ja juomia kuin korvattavia kouluaterioita, jotka ovat ”myytävissä oppilaille koulun alueella koulupäivän aikana” – ”koulupäivä” määritellään edeltävästä keskiyöstä 30 minuuttiin virallisen koulupäivän päättymisen jälkeen ja ”koulun alue” niiksi koulun toimivaltaan kuuluviksi alueiksi, joihin oppilailla on tuona päivänä pääsy (7 CFR 210.11). Tuon ikkunan sisällä ruokaa myyvien varainkeruiden on yleensä täytettävä ravitsemusstandardit.
Harvoin järjestettäville koulun tukemille varainkeruille on poikkeus – mutta asetus jättää tiheyden kunkin osavaltion viraston ratkaistavaksi, ja se toteaa, ettei erikseen vapautettuja varainkeruuruokia tai -juomia saa myydä kilpaillen kouluaterioiden kanssa ruokailualueella ruokailun aikana (7 CFR 210.11). Lopputulos on, että samat leivonnaismyyjäiset voivat olla yhdessä osavaltiossa rutiinia ja toisessa kiellettyjä:
| Osavaltio | Vapautettuja varainkeruupäiviä |
|---|---|
| Illinois | Luokat 9–12: enintään yhdeksän lukuvuodessa; vapautetut päivät kiellettyjä luokilla K–8 (ISBE) |
| Kalifornia | Ei yhtään – osavaltion opetusvirasto toteaa, että ”Kalifornia ei salli vapautettuja varainkeruita” (CDE) |
Illinoisin ohjeistus nostaa esiin myös kolme asiaa, joihin standardit eivät ulotu: varainkeruut, joissa myydään muita kuin elintarvikkeita tai standardit täyttäviä tuotteita, myynti koulupäivän ulkopuolella kuten urheilutapahtumissa kouluajan jälkeen, ja myyty ruoka, jota ei ole tarkoitettu heti syötäväksi – esimerkiksi pakastepizza tai keksitaikina (ISBE). Siksi perjantai-illan ottelun kioski ja keksitaikinan tilauslomake selviävät niin helposti, kun taas donitsipöytä ruokalan edessä lounasaikaan ei useinkaan selviä. Tarkista oma osavaltiovirastosi ja koulupiirisi paikallinen hyvinvointilinjaus ennen kuin suunnittelet mitään ruoan ympärille – ja jos myynti menee läpi, leivonnaismyyjäisoppaamme kertoo, mitä leipoa ja mitä pyytää.
Missä rahan on oltava
Oppilaiden raha ei ole kerhon rahaa siinä mielessä kuin oppilaat yleensä olettavat. Liittovaltion kirjanpito-ohjeistus erottaa oppilastoiminnan varat, jotka kuuluvat oppilaille ja tukevat oppilaiden omia järjestöjä, koulupiirin toimintavaroista, jotka kuuluvat koulupiirille ja kattavat esimerkiksi urheilun ja koulunäytelmät (NCES, luku 8). Kummassakin tapauksessa koulupiiri vastaa edelleen rahan kirjanpidosta ja raportoinnista.
Odota kontrolleja: ennalta numeroidut kuittilomakkeet vastaanotetusta käteisestä ja hyväksynnät maksuille (NCES, luku 8). Kalifornia lisää päälle oman versionsa – oppilaskunnan varojen käyttö edellyttää siellä kolmen tahon hyväksyntää: nimetyn koulupiirin työntekijän, kelpoisuuden omaavan ohjaavan opettajan ja oppilaskunnan edustajan (Cal. Ed. Code §48933). Älä kierrätä tuottoja henkilökohtaisen pankkitilin tai henkilökohtaisen maksusovellustunnuksen kautta; talleta ne koulun oman prosessin kautta.
Yksi ansa vanhempien kannatusyhdistyksille. Jos 501(c)(3)-aseman omaava kannatusyhdistys hyvittää osallistujan keräämää summaa tämän jäsenmaksua tai matkakuluja vastaan, IRS:n ohje tarkastajilleen on suora: ”kannatusyhdistys tuottaa kyseiselle osallistujalle yksityistä etua. Näin ollen tällaiset käytännöt voivat johtaa siihen, ettei järjestö enää täytä §501(c)(3):n määritelmää”, ja hyvitetyt summat voivat olla myös palveluista saatua tuloa työnantajasuorituksiin liittyvine veroseurauksineen (IRS Booster Club Field Directive, 2011). Kerää ryhmälle, älä yksittäisten perheiden tileille. (Jos selvität, mikä vanhempainryhmäsi oikeastaan on, katso nonprofit vai not-for-profit.)
Kolme asiaa, jotka vaativat ylimääräisen tarkistuksen
- Arpajaiset ja 50/50-arvonnat. Nämä ovat osavaltiolainsäädännössä säänneltyä rahapeliä, ja kelpoisuus on kapea. Kaliforniassa tietyt oikeusministerille rekisteröityneet, ehdot täyttävät voittoa tavoittelemattomat järjestöt saavat järjestää sellaisen, vähintään 90 % bruttotuloista on ohjattava hyväntekeväisyystarkoituksiin, ja ”arpajaisten järjestäminen tai toteuttaminen internetissä on niin ikään kiellettyä” (Cal. DOJ). Muualla säännöt poikkeavat huomattavasti – tarkista osavaltiosi valvojalta ennen kuin myyt yhtään arpaa, äläkä oleta oppilaskerhon täyttävän ehtoja.
- Myyntivero. Varainkeruumyynti voi olla verollista. Texas esimerkiksi sallii koulupiireille ja ”ehdot täyttävän koulun aidoille alaosastoille” kaksi yhden päivän verotonta myyntiä tai huutokauppaa kalenterivuodessa, ja niiden päivien ulkopuolella myydyistä verollisista tuotteista vero on maksettava (Texas Comptroller). Kysy talousosastoltasi, miten osavaltiosi sen käsittelee.
- Oppilaiden nimet ja valokuvat verkossa. Digikampanja, jossa esiintyy oppilaita, koskettaa FERPA:a. Valokuvat luetellaan ”hakemistotietojen” esimerkkien joukossa (34 CFR §99.3), ja koulu saa luovuttaa hakemistotietoja ilman suostumusta vasta, kun se on julkisesti ilmoittanut, mitä se on sellaisiksi määritellyt, ja perheiden oikeudesta rajoittaa luovutusta (US Dept. of Education). Ohjaa jokainen oppilaita esittelevä sivu koulusi prosessin kautta ja kunnioita kieltoja.
Digitaalisen puoliskon hoitaminen hyvin
Digikampanja ei korvaa tapahtumia – se on tapa tavoittaa ne ihmiset, jotka eivät koskaan pääse yhteenkään. Toimiva kaava: yksi sivu, jolla on selkeä ja täsmällinen tavoite (”4 200 dollaria robotiikan aluekisaan maaliskuussa”), aito takaraja ja oppilaat jakamassa sitä sukulaisille, jotka eivät todennäköisesti koskaan tule autonpesuun. Yhdistä se lähitapahtumaan, jotta jakamiseen on syy kahdesti.
Jos ryhmäsi haluaa yksinkertaisen ja rehellisen tavan ottaa vastaan vapaaehtoisia lahjoituksia koulun hyväksymän varainkeruun rinnalla, maksuton Donairo-sivu antaa linkin juuri siihen – lahjoja sukulaisilta ja naapureilta, jotka haluavat tukea ryhmää ostamatta mitään, maksettuna PayPalilla. Donairon maksu on 1 % lahjoitusta kohti, ja PayPalin oma maksunvälitysmaksu siirretään edelleen omakustannushintaan. Se ei ole kauppa, lipunmyyntityökalu eikä arpajaisalusta: raha paidoista, osallistumisista, huutokauppaeristä tai voittomahdollisuudesta on kuljetettava koulusi omien kanavien kautta.
Yksi varaus kannattaa ottaa tosissaan. Yllä kuvatut toimintavarojen säännöt tarkoittavat usein, että koulun on pidettävä rahaa hallussaan ja kirjattava se, eikä oppilaan tai vanhemman nimissä oleva sivu – monissa koulupiireissä henkilökohtainen sivu on siis väärä paikka ryhmän varoille, oli varainkeruu mikä tahansa. Lahjoitussivu ei korvaa koulusi hyväksyntäprosessia, sen talletussääntöjä eikä mitään osavaltion rekisteröintiä, jota ryhmäsi voi tarvita. Sovi ohjaavan opettajan ja talousosaston kanssa, minne varojen on tarkoitus päätyä, ennen kuin julkaiset mitään.
Yhteenveto
Valitse varainkeruita, jotka nojaavat oppilaiden energiaan ja koulun kokoontumisiin tuotekatteiden sijaan, pidä isot tapahtumat illassa tai koulun ulkopuolella, jotta koulupäivän ruokasäännöt eivät ole pelissä, ja ratkaise kaksi tylsää kysymystä – hyväksyntä ja talletus – ennen kuin painat yhtäkään julistetta. Kun teet niin, teemaviikko, turnaus, ravintolailta ja abimyynti tuottavat yleensä enemmän kuin kausi luettelotilauksia.
Etsitkö muotoja koulurakennuksen ulkopuolelta? Koontikirjoituksemme kokoaa 75 helppoa varainkeruuideaa yksityishenkilöille ja pienryhmille, lajiteltuna sen mukaan, kuinka paljon kukin vaatii valmistelua.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko lukio yhä pitää leivonnaismyyjäiset?
Usein voi, mutta se riippuu paikasta ja ajasta. Oppilaille koulun alueella koulupäivän aikana myytävä ruoka – koulupäivä määritellään säännöksessä 7 CFR 210.11 edeltävästä keskiyöstä 30 minuuttiin virallisen koulupäivän päättymisen jälkeen – on ”kilpailevaa ruokaa”, ja sen on yleensä täytettävä Smart Snacks -ravitsemusstandardit. Asetus sallii vapautetut varainkeruut mutta jättää tiheyden kunkin osavaltion ratkaistavaksi: Illinois sallii luokille 9–12 enintään yhdeksän lukuvuodessa, kun taas Kalifornian opetusvirasto toteaa, ettei Kalifornia salli vapautettuja varainkeruita. Kouluajan jälkeinen myynti, kuten kioski iltaottelussa, ja tuotteet, joita ei ole tarkoitettu heti syötäväksi, kuten keksitaikina, jäävät standardien ulkopuolelle.
Minne lukion varainkeruurahat on talletettava?
Koulun oman prosessin kautta, ei henkilökohtaiselle tilille eikä maksusovellustunnukselle. Liittovaltion kirjanpito-ohjeistus erottaa oppilastoiminnan varat, jotka kuuluvat oppilaille ja tukevat oppilaiden omia järjestöjä, koulupiirin toimintavaroista, jotka kuuluvat koulupiirille ja kattavat esimerkiksi urheilun ja koulunäytelmät – ja koulupiiri vastaa kummassakin tapauksessa rahan kirjanpidosta ja raportoinnista. Odota ennalta numeroituja kuitteja käteisestä ja muodollisia maksuhyväksyntöjä; Kaliforniassa oppilaskunnan varojen käyttö vaatii kuittauksen nimetyltä koulupiirin työntekijältä, kelpoisuuden omaavalta ohjaavalta opettajalta ja oppilaskunnan edustajalta.
Voiko oppilaskerho järjestää arpajaiset tai 50/50-arvonnan?
Älä oleta niin. Arpajaisia säännellään osavaltiolainsäädännössä rahapelinä, ja kelpoisuus on kapea. Kalifornia rajaa ne tiettyihin oikeusministerille rekisteröityneisiin, ehdot täyttäviin voittoa tavoittelemattomiin järjestöihin, edellyttää vähintään 90 prosentin bruttotuloista menevän hyväntekeväisyystarkoituksiin ja kieltää arpajaisten järjestämisen tai toteuttamisen internetissä. Muissa osavaltioissa säännöt poikkeavat huomattavasti, joten tarkista osavaltiosi valvojalta – ja koulupiirisi linjaus – ennen kuin yhtään arpaa painetaan.
Mikä lukion varainkeruu tuottaa yleensä eniten?
Monelle koululle se on abiturientteihin kohdistuva myynti – pihakyltit, abipaidat, vuosikirjan omistuskirjoitusmainokset. Abien perheet ovat motivoituneita, ostoikkuna on lyhyt ja tuote on tunteellinen eikä hintavertailun kohde. Ravintola- tai kannatusillat ovat yleinen kakkonen, koska paikka kantaa varastoriskin ja oppilaskunnan tehtäväksi jää lähinnä väen liikkeelle saaminen. Kumpikaan muoto ei törmää koulun alueen koulupäiväaikaisiin ruokasääntöihin.
Vielä yksi rehellinen muistutus. Tämä on Yhdysvaltoihin pohjautuvaa yleistä tietoa, ei oikeudellista, vero- tai kirjanpitoneuvontaa. Koulujen varainkeruusäännöt asetetaan pääosin koulupiiri- ja osavaltiotasolla ja ne muuttuvat; toimintatoimistosi, ohjaava opettajasi, talousosastosi ja koulupiirisi linjaus ratkaisevat, mitä voit oikeasti järjestää. Varmista asia ennen suunnittelua ja käänny ammattilaisen puoleen, kun kyse on rahasta, rahapelaamisesta tai oppilastiedoista.
Lähteet ja lisälukemista
Nämä ovat yhdysvaltalaisia lähteitä – liittovaltion sääntelyä ja ohjeistusta sekä kaksi osavaltioesimerkkiä. Yhdysvaltain ulkopuolella tarkista oman maasi koulu-, hyväntekeväisyys-, rahapeli- ja elintarviketurvallisuussäännöt.
- 7 CFR §210.11 (competitive food; "school campus" and "school day" definitions; exempt fundraisers and state-set frequency)
- Illinois State Board of Education — Smart Snacks Standards & Fundraisers fact sheet (nine exempted fundraising days for grades 9–12; K–8 prohibited; what the standards do not cover)
- California Department of Education — Competitive Foods and Beverages (California allows no exempted fundraisers)
- California Education Code §§48930–48933 (student body organizations; board authorization of fundraising; three-party approval of expenditures)
- NCES, Financial Accounting for Local and State School Systems 2014, ch. 8 (advance approval of fundraising; prenumbered receipts; principal as activity fund supervisor)
- NCES, Financial Accounting for Local and State School Systems 2009, ch. 8 (student activity funds vs. district activity funds)
- IRS — Booster Club Dues and Non-Exempt Activity, field directive, June 27, 2011 (crediting fundraising to a participant as private benefit; income from services)
- California Attorney General — Raffles (eligibility, registration, 90% rule, internet prohibition)
- Texas Comptroller — School Fundraisers (two one-day tax-free sales; bona fide chapters)
- 34 CFR §99.3 (definition of "directory information," including photograph)
- US Department of Education — Directory Information (public notice and the right to restrict disclosure)
Pelkkää yleistä tietoa – ei oikeudellista tai veroneuvontaa. Säännöt vaihtelevat maittain ja muuttuvat; varmista asia ja käänny ammattilaisen puoleen.
