Srednješolske akcije zbiranja sredstev, ki običajno delujejo, imajo tri skupne lastnosti: poganjata jih delo dijakov in obstoječ obisk v šoli namesto denarja vnaprej, brez zapletov prestanejo šolski postopek odobritve in ne slonijo na prodaji prigrizkov dijakom na šolskem območju med šolskim dnem – to je edina kategorija, kjer zvezna prehranska pravila in omejitve zveznih držav najbolj grizejo. To pomeni, da prireditve ob tednu šolskega duha, turnirji, restavracijski večeri, prodaja za zaključni letnik in digitalna kampanja običajno prinesejo več kot model s katalogi in čokoladicami, in to z veliko manj trenja.
Preberite tole, preden kar koli načrtujete. To so splošne informacije, ne pravni, davčni ali računovodski nasvet. So vezane na ZDA, ameriško šolsko zbiranje sredstev pa se ureja večinoma na ravni okrožja, zato se pravila resnično razlikujejo med sosednjima šolama – tudi znotraj iste zvezne države. Nič tukaj ne pomeni, da bo vaša šola določeno idejo odobrila. Dejanske avtoritete za vas so šolska pisarna za dejavnosti, vaš mentor in pravilnik vašega okrožja. Zunaj ZDA ta zvezna in državna pravila praviloma ne veljajo – veljajo pa pravila vaše države o dobrodelnosti, igrah na srečo, davkih in hrani, in prav ta je treba preveriti.
Začnite pri postopku odobritve, ne pri ideji
Najhitreje ubijete dobro akcijo tako, da jo pripravite, preden jo kdo odobri. Dijaško zbiranje sredstev je običajno stvar pooblastila in ne samoumevnosti. V Kaliforniji na primer dijaška skupnost obstaja »z odobritvijo ter pod nadzorom in ureditvijo upravnega odbora«, odbor pa lahko »s sklepom pooblasti dijaško organizacijo za izvajanje dejavnosti zbiranja sredstev na šolskem zemljišču med šolskimi urami« (Cal. Ed. Code §§48930, 48932). Druge zvezne države to ubesedijo drugače, a je struktura pogosto enaka.
Zvezni priročnik za šolsko računovodstvo pove isto kot načelo nadzora: »Za vse dejavnosti zbiranja sredstev bi moral biti določen postopek, ki ga odobri odbor, in vsaka takšna prireditev bi morala zahtevati predhodno odobritev«, za nadzornika sklada dejavnosti na posamezni lokaciji pa je običajno določen ravnatelj (NCES, Financial Accounting for Local and State School Systems, pogl. 8).
V praksi: pridobite obrazec za vlogo, imenujte mentorja iz vrst zaposlenih, datum zgodaj vpišite v šolski koledar in vnaprej postavite dve vprašanji – ali to vključuje prodajo hrane na šolskem območju med šolskim dnem? in kam bo denar položen? Ti dve odločita večino preostalega.
Ideje in zakaj zdržijo
Devet oblik, ki na srednješolski ravni običajno zdržijo, vsaka s trenjem, na katerega navadno naleti:
- Teden šolskega duha s sproščenim ali tematskim oblačenjem. Prodaja sodelovanje in ne izdelka, skoraj brez stroškov. Običajno trenje: potrebna je odobritev vodstva glede pravil oblačenja.
- Vojna drobiža med razredi. Rivalstvo poskrbi za trženje; pravo delo je štetje gotovine. Običajno trenje: nadzor nad ravnanjem z gotovino.
- Turnir v igri med dvema ognjema, 3 na 3 ali e-športih. Prijavnine in gledalci, večerni termin pa ga drži zunaj pravil o šolskem dnevu. Običajno trenje: rezervacija prostorov, nadzor, zavarovanje. (Več oblik v našem vodniku po idejah za zbiranje sredstev za športne ekipe.)
- Restavracijski ali šolski večer. Lokal prevzame tveganje zaloge; vi pripeljete predvsem množico. Običajno trenje: odobritev za promocijo podjetja.
- Vrtni napisi za maturante, majice za maturante, oglasne strani v letopisu. Družine to kupijo enkrat in redko primerjajo cene. Običajno trenje: pravila o dobaviteljih in nabavi.
- Šov talentov ali bitka bendov. Večerna prireditev z vstopnicami, katere program sestavijo dijaki sami. Običajno trenje: nadzor nad vstopnicami in blagajno.
- Pranje avtomobilov, maraton grabljenja ali maraton storitev. Delo je brezplačno, sponzorji pa obljubijo znesek na enoto. Običajno trenje: nadzor zunaj šolskega območja.
- Digitalna kampanja med vrstniki. Doseže sorodnike, ki živijo daleč od šole. Običajno trenje: pravilnik o spletnem zbiranju sredstev in o zasebnosti dijakov.
- Tiha dražba ob prireditvi, ki jo že pripravljate. Naslanja se na množico, ki ste jo že zbrali. Običajno trenje: pravila o pridobivanju darovanih predmetov. (Za začetne teme: ideje za košarice za tiho dražbo.)
Večino tega stolpca s trenjem pojasnita dva vzorca. Večerne prireditve in tiste zunaj šolskega območja praviloma niso zajete v pravila o šolskem dnevu, ki omejujejo prodajo hrane na šolskem območju. In vse, kar se prodaja po fiksni ceni prek dobavitelja, ki ga je odobrila šola, običajno ustvari čisto sled dokumentov, kar pisarno za dejavnosti skrbi najbolj.
Najzanesljivejši vir prihodka za številne srednje šole je prodaja, namenjena maturantom. Družine maturantov so motivirane, okno je kratko, izdelek pa je čustven in ne predmet primerjave cen. Vrtni napisi, majice za maturante in poslovilni oglasi v letopisu delujejo po tej logiki. Restavracijski večeri so običajno drugi, ker restavracija prevzame tveganje zaloge – vaša glavna naloga je obisk, kar dijaška skupnost obvlada prav dobro.
Vprašanje hrane: Smart Snacks
Tu se dobronamerne prodaje peciva ustavijo. Po pravilih USDA »konkurenčno živilo« pomeni živila in pijače, ki niso povračljivi šolski obroki in so »na voljo za prodajo dijakom na šolskem območju med šolskim dnem« – pri čemer je »šolski dan« opredeljen kot čas od polnoči pred uradnim šolskim dnem do 30 minut po njem, »šolsko območje« pa kot površine v pristojnosti šole, do katerih imajo dijaki tisti dan dostop (7 CFR 210.11). Akcije, ki hrano prodajajo znotraj tega okna, morajo praviloma izpolnjevati prehranske standarde.
Obstaja izjema za redke akcije pod okriljem šole – vendar predpis pogostost prepušča vsaki agenciji zvezne države in določa, da se posebej izvzeta živila ali pijače ne smejo prodajati v konkurenci s šolskimi obroki v prostoru prehrane med izdajo obrokov (7 CFR 210.11). Posledica je, da je ista prodaja peciva v eni zvezni državi običajna, v drugi pa nedopustna:
| Zvezna država | Izvzeti dnevi za zbiranje sredstev |
|---|---|
| Illinois | Razredi 9–12: do devet na šolsko leto; izvzeti dnevi so za razrede od 1. do 8. prepovedani (ISBE) |
| California | Nič – izobraževalni oddelek zvezne države navaja, da »Kalifornija izvzetih akcij ne dovoljuje« (CDE) |
Smernice Illinoisa opozarjajo tudi na tri stvari, ki jih standardi ne zajemajo: akcije, ki prodajajo neživilske ali skladne izdelke, prodajo zunaj šolskega dne, na primer na športnih dogodkih po pouku, in prodajo hrane, ki ni namenjena takojšnjemu zaužitju – na primer zamrznjene pice ali piškotnega testa (ISBE). Zato okrepčila na petkovi večerni tekmi in naročilnica za piškotno testo tako zlahka preživijo, miza s krofi pred jedilnico med kosilom pa pogosto ne. Preverite pri agenciji svoje zvezne države in v pravilniku o zdravju svojega okrožja, preden sploh začnete načrtovati okoli hrane – če pa prodaja dobi zeleno luč, naš vodnik po prodaji peciva pove, kaj speči in koliko zaračunati.
Kje mora biti denar
Dijaški denar ni klubski denar na način, kot dijaki običajno pričakujejo. Zvezne računovodske smernice ločujejo sklade dijaških dejavnosti, ki pripadajo dijakom in podpirajo organizacije, ki jih vodijo dijaki, od skladov okrožnih dejavnosti, ki pripadajo okrožju in pokrivajo reči, kot sta športna dejavnost in šolska igra (NCES, pogl. 8). V obeh primerih za obračunavanje in poročanje o denarju ostaja odgovorno okrožje.
Pričakujte nadzorne mehanizme: vnaprej oštevilčene potrdilnice za prejeto gotovino in odobritve izplačil (NCES, pogl. 8). Kalifornija dodaja svojo različico – poraba sredstev dijaške skupnosti tam zahteva odobritev treh strani: določenega uslužbenca okrožja, mentorja s pedagoško izobrazbo in predstavnika dijakov (Cal. Ed. Code §48933). Izkupička ne vodite prek osebnega bančnega računa ali osebnega računa v plačilni aplikaciji; polagajte ga po šolskem postopku.
Ena past za starševske klube podpornikov. Če klub podpornikov s statusom 501(c)(3) pripiše to, kar je udeleženec zbral, k njegovi članarini ali stroškom potovanja, je navodilo IRS njegovim inšpektorjem odkrito: »klub podpornikov temu udeležencu zagotavlja zasebno korist. Posledično bi take prakse lahko privedle do tega, da organizacija ne bi več ustrezala opisu iz § 501(c)(3)«, pripisani zneski pa bi lahko bili tudi dohodek iz storitev s posledicami pri davkih na plače (IRS Booster Club Field Directive, 2011). Zbirajte za skupino in ne na račune posameznih družin. (Če šele ugotavljate, kaj vaša starševska skupina sploh je, glejte nonprofit vs. not-for-profit.)
Tri stvari, ki zahtevajo dodatno preverbo
- Srečelovi in žrebanja 50/50. To so po pravu zveznih držav urejene igre na srečo in upravičenost je ozka. V Kaliforniji ga smejo prirediti nekatere kvalificirane neprofitne organizacije, registrirane pri generalnem državnem tožilcu, najmanj 90 % kosmatega izkupička mora iti za dobrodelne namene, »prirejanje ali izvajanje srečelova prek interneta pa je prav tako prepovedano« (Cal. DOJ). Drugod se pravila bistveno razlikujejo – pred prodajo prve srečke preverite pri regulatorju svoje zvezne države in ne domnevajte, da dijaški klub izpolnjuje pogoje.
- Prometni davek. Prodaja v okviru akcije je lahko obdavčena. Teksas na primer šolskim okrožjem in »pravim odsekom znotraj kvalificirane šole« dovoljuje dve enodnevni prodaji ali dražbi brez davka na koledarsko leto, pri čemer je za obdavčljive izdelke, prodane zunaj teh dni, treba plačati davek (Texas Comptroller). Pri šolski računovodski službi vprašajte, kako to ureja vaša zvezna država.
- Imena in fotografije dijakov na spletu. Digitalna kampanja, ki prikazuje dijake, se dotika zakona FERPA. Fotografije so navedene med primeri »informacij iz imenika« (34 CFR §99.3), šola pa sme informacije iz imenika razkriti brez privolitve šele po javnem obvestilu o tem, kaj je določila kot take, in o pravici družin, da razkritje omejijo (US Dept. of Education). Vsako stran, na kateri nastopajo dijaki, speljite skozi šolski postopek in spoštujte odjave.
Kako dobro izpeljati digitalno polovico
Digitalna kampanja ni nadomestilo za prireditve – je način, kako dosežete ljudi, ki na nobeno ne bodo prišli. Vzorec, ki deluje: ena stran z jasnim, konkretnim ciljem (»4.200 dolarjev za regijsko robotsko tekmovanje marca«), pravim rokom in dijaki, ki jo delijo s sorodniki, ki verjetno nikoli ne bodo prišli na pranje avtomobilov. Povežite jo s prireditvijo v živo, da bo razlog za drugo deljenje.
Če vaša skupina želi preprost in pošten način za sprejemanje prostovoljnih donacij ob akciji, ki jo je odobrila šola, vam brezplačna stran Donairo da povezavo prav za to – darila sorodnikov in sosedov, ki želijo skupino podpreti, ne da bi karkoli kupili, plačana s PayPalom. Provizija Donaira znaša 1 % na prispevek, PayPalova provizija za obdelavo plačila pa se prenese po dejanskem strošku. Ni trgovina, orodje za vstopnice ali platforma za srečelov: denar za majice, prijave, dražbene predmete ali priložnost za dobitek mora teči prek šolskih kanalov.
En pridržek je vreden resne pozornosti. Zgornja pravila o skladih dejavnosti pogosto pomenijo, da mora denar držati in zanj računovodsko odgovarjati šola, ne pa stran v imenu dijaka ali starša – zato je v številnih okrožjih osebna stran napačen dom za sredstva skupine, ne glede na vrsto akcije. Donacijska stran ne nadomesti šolskega postopka odobritve, pravil o polaganju denarja ali kakršne koli registracije v zvezni državi, ki jo vaša skupina morda potrebuje. Preden karkoli objavite, se z mentorjem in šolsko računovodsko službo dogovorite, kam naj bi sredstva pristala.
Kaj si zapomniti
Izberite akcije, ki stavijo na energijo dijakov in šolska srečanja, ne na marže na izdelkih, večje izvedite zvečer ali zunaj šolskega območja, da pravila o hrani med šolskim dnem niso v igri, in dve dolgočasni vprašanji – odobritev in polog – razčistite, preden natisnete en sam letak. Če to storite, bodo teden šolskega duha, turnir, restavracijski večer in prodaja za maturante običajno prinesli več kot celotna sezona katalogov.
Iščete oblike zunaj šolske stavbe? Naša zbirna objava našteva 75 preprostih idej za zbiranje sredstev za posameznike in male skupine, razvrščenih po tem, koliko priprav zahteva vsaka.
Pogosta vprašanja
Ali sme srednja šola še vedno pripraviti prodajo peciva?
Pogosto, a odvisno je od tega, kje in kdaj. Hrana, prodana dijakom na šolskem območju med šolskim dnem – v 7 CFR 210.11 opredeljenim kot čas od polnoči pred uradnim šolskim dnem do 30 minut po njem –, je »konkurenčno živilo« in mora praviloma izpolnjevati prehranske standarde Smart Snacks. Predpis dopušča izvzete akcije, pogostost pa prepušča vsaki zvezni državi: Illinois dovoljuje do devet na šolsko leto za razrede 9–12, medtem ko kalifornijski izobraževalni oddelek navaja, da Kalifornija izvzetih akcij ne dovoljuje. Prodaja po pouku, na primer okrepčila na večerni tekmi, in izdelki, ki niso namenjeni takojšnjemu zaužitju, kot je piškotno testo, so zunaj teh standardov.
Kam je treba položiti denar, zbran v srednji šoli?
Skozi šolski postopek, ne na osebni račun ali v osebno plačilno aplikacijo. Zvezne računovodske smernice ločujejo sklade dijaških dejavnosti, ki pripadajo dijakom in podpirajo organizacije, ki jih vodijo dijaki, od skladov okrožnih dejavnosti, ki pripadajo okrožju in pokrivajo reči, kot sta športna dejavnost in šolska igra – v obeh primerih pa za obračunavanje in poročanje o denarju ostaja odgovorno okrožje. Pričakujte vnaprej oštevilčene potrdilnice za gotovino in uradne odobritve izplačil; v Kaliforniji poraba sredstev dijaške skupnosti zahteva podpis določenega uslužbenca okrožja, mentorja s pedagoško izobrazbo in predstavnika dijakov.
Ali sme dijaški klub prirediti srečelov ali žrebanje 50/50?
Ne domnevajte, da sme. Srečelovi so po pravu zveznih držav urejeni kot igre na srečo, upravičenost pa je ozka. Kalifornija jih omejuje na nekatere kvalificirane neprofitne organizacije, registrirane pri generalnem državnem tožilcu, zahteva, da gre najmanj 90 % kosmatega izkupička za dobrodelne namene, in prepoveduje prirejanje ali izvajanje srečelova prek interneta. Druge zvezne države se bistveno razlikujejo, zato pred tiskom kakršnih koli srečk preverite pri regulatorju svoje zvezne države – in v pravilniku svojega okrožja.
Katera srednješolska akcija običajno prinese največ?
Za številne šole je to prodaja, namenjena maturantom – vrtni napisi, majice za maturante, poslovilni oglasi v letopisu. Družine maturantov so motivirane, nakupno okno je kratko, izdelek pa je čustven in ne predmet primerjave cen. Restavracijski ali šolski večeri so pogosto drugi, ker prizorišče prevzame tveganje zaloge, dijaška skupnost pa mora poskrbeti predvsem za obisk. Nobena od teh oblik ne trči ob pravila o hrani na šolskem območju med šolskim dnem.
Še en pošten opomnik. To so splošne informacije, vezane na ZDA, in ne pravni, davčni ali računovodski nasvet. Pravila o šolskem zbiranju sredstev se postavljajo večinoma na ravni okrožja in zvezne države ter se spreminjajo; kaj lahko dejansko izpeljete, določajo vaša pisarna za dejavnosti, mentor, šolska računovodska služba in pravilnik okrožja. Preverite pred načrtovanjem in se posvetujte s strokovnjakom, kadar so vpleteni denar, igre na srečo ali podatki o dijakih.
Viri in nadaljnje branje
To so viri iz ZDA – zvezni predpisi in smernice ter primera dveh zveznih držav. Zunaj ZDA preverite pravila svoje države o šolstvu, dobrodelnosti, igrah na srečo in varnosti hrane.
- 7 CFR §210.11 (competitive food; "school campus" and "school day" definitions; exempt fundraisers and state-set frequency)
- Illinois State Board of Education — Smart Snacks Standards & Fundraisers fact sheet (nine exempted fundraising days for grades 9–12; K–8 prohibited; what the standards do not cover)
- California Department of Education — Competitive Foods and Beverages (California allows no exempted fundraisers)
- California Education Code §§48930–48933 (student body organizations; board authorization of fundraising; three-party approval of expenditures)
- NCES, Financial Accounting for Local and State School Systems 2014, ch. 8 (advance approval of fundraising; prenumbered receipts; principal as activity fund supervisor)
- NCES, Financial Accounting for Local and State School Systems 2009, ch. 8 (student activity funds vs. district activity funds)
- IRS — Booster Club Dues and Non-Exempt Activity, field directive, June 27, 2011 (crediting fundraising to a participant as private benefit; income from services)
- California Attorney General — Raffles (eligibility, registration, 90% rule, internet prohibition)
- Texas Comptroller — School Fundraisers (two one-day tax-free sales; bona fide chapters)
- 34 CFR §99.3 (definition of "directory information," including photograph)
- US Department of Education — Directory Information (public notice and the right to restrict disclosure)
Zgolj splošne informacije – ne pravni ali davčni nasvet. Pravila se med državami razlikujejo in se spreminjajo; preverite jih in se posvetujte s strokovnjakom.
